21 February 2022
Wat vinden wij?
Goed voorbereiden, goed faseren, goed besluiten
Overal hoor je op dit moment dat we moeten ‘bouwen, bouwen, bouwen’. Het gaat alleen niet om meer, maar om sneller, en meer flexibel bouwen. Bouwen voor de behoefte nu en in de toekomst. Dat tempo zit voor een groot deel in de voorbereiding: besluitvorming stroomlijnen, capaciteit borgen, afspraken vastleggen, risico’s in beeld en zorgen voor draagvlak. Juist in de voorbereiding voorkom je de grootste risico’s die uiteindelijk leiden tot de vertraging in het vervolg.
ALLE BALLEN IN DE LUCHT
Gemeenten staan onder druk om ‘te leveren’. Daarbij grijpen ze elk project met beide handen aan, terwijl de beschikbare capaciteit om aan projecten te werken beperkt is. Het gevolg: er worden verplichtingen aangegaan met initiatiefnemers, maar afspraken kunnen niet worden nagekomen. Met alle politieke druk tot gevolg. Alle ballen worden in de lucht gehouden; het organiseren en brandjes blussen kost meer tijd dan dat daadwerkelijk aan de inhoud en de voortgang van de projecten wordt besteed. Het gevolg: initiatiefnemers die moeten wachten, bestuurders die onvoldoende resultaat zien en een organisatie die op haar tenen loopt. Iedereen ontevreden dus. Dit kan anders.
ONS ADVIES
Maak keuzes en stel prioriteiten: welke projecten doen we nu? En welke daarna? Goed faseren noemen we dat. Keuzes in fasering worden bepaald door de mate waarin een project bijdraagt aan gemeentelijk beleid (bijvoorbeeld de volkshuisvestelijke opgave). Maar ook financiële resultaten en risico’s spelen een rol bij het bepalen van prioriteiten. Dat vraagt om een inzicht en overzicht van de initiatieven en projecten. Door prioritering kunnen middelen effectief worden ingezet met maximaal resultaat. Daarmee kunnen projecten worden versneld zonder extra capaciteit toe te voegen.
COMMUNICATIE ALS SUCCESFACTOR
Vaak zien we dat gemeenten pas met de omgeving gaan communiceren als de plannen al min of meer vastliggen en overeenkomsten met partijen al gesloten zijn. Planaanpassingen kosten op dat moment veel tijd want het vraagt veel overleg en bijsturing.
Het is van belang in een vroeg stadium in gesprek te gaan met de omgeving en andere belanghebbenden; Nog voordat de plannen vastliggen of overeenkomsten met partijen zijn gesloten. Dat voorkomt tijdrovende en kostbare planaanpassingen en overleggen.
In de interviews wordt communicatie vaak genoemd als belangrijkste succesfactor. Wees duidelijk, open en transparant en wacht niet tot het laatste moment. Zowel in de communicatie naar de omgeving als met partijen, partners en de politiek. In Rijswijk zijn ze bijvoorbeeld niet bang hun probleem te delen met bewoners en andere stakeholders. “In gesprek gaan!” het klinkt simpel, dat is het niet altijd, maar het werkt wel.
